Наредба за изменение и допълнение на Наредба Н-18

В Държавен вестник брой 80/ 28.09.2018 г. е публикувана Наредба за изменение и допълнение на Наредба Н-18 от 2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства. Измененията и допълненията в наредбата са съществени и засягат всички лица, използващи и до момента фискални устройства за  регистриране на продажбите.

Препоръчваме своевременно да се запознаете с промените, тъй като изпълнението на новите изисквания е свързано с различни дейности като: подмяна или ъпгрейд на фискалните устройства, ъпгрейд на софтуера за управление на продажбите и декларирането му пред НАП, реинженеринг на процесите по продажби, обучение на персонала и др.

Новите изисквания са регламентирани в над 77 страници, затова обръщаме внимание на съществени въпроси, систематизирани в следните области:

• Сторно бележките, да се издават/регистрират от Фискалното устройство, независимо от причината за издаването им. Досега се издаваха от кочан;
• Въвеждат се изисквания към софтуера за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО), производителите, разпространителите и ползвателите на такъв софтуер;
• Въвеждат се нови изисквания към лицата, осъществяващи сервизна поддръжка на фискалните устройства. Регламентира се дейността на електронните магазини.

Едновременно с тези промени е отложен и срока за въвеждане на изискванията за предавне на информация за издадените фискални бонове към НАП на 5 мин. и отпечатване на QR  на касовите бележки с цел бърза проверка чрез сканиране. Тези промени бяха направени през м.октомври 2017 г. Сега идеята е да се осъществят едновременно с новите допълнения.

Накратко за допълненията на наредбата свързани с изисквания към софтуера за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО) и ползвателите на такъв софтуер.
Новите изисквания към софтуера рефлектират пряко върху оперативната работа по продажбите. Основните изисквания са:

• Софтуерът да е задължително свързан с всички фискални устройства в обекта;
• Софтуерът да има вградени контроли за задължително попълване на данни за потребителите и действията им в системата. Необходимо е всеки оператор да се идентифицира с трите си имена и в системата да е налична информация за ролята му като потребител на софтуера;
• Софтуерът да блокира операциите по откриване и приключване на продажба  в случаите, когато не е включено ФУ;
• При откриване на продажба да се открива уникален номер на всяка продажба, включващ и номера на фискалното устройство. Уникалния номер на продажбата се отпечатва върху фискалния бон;
• Не е възможно да се изтрие открита продажба, независимо от причината, същата се анулира;
• Приключените продажби се сторнират, не се допуска изтриване и манипулиране на данни в базата.

 
Изисквания към фирмите, ползвателите на софтуер:
Ползвателите на СУПТО, които е необходимо да използват и Фискални устройства за регистриране на продажбите са длъжни да използват само софтуер, деклариран и включен в  списъка на НАП и задължително свързан с всички фискални устройства в обекта.
До момента значителна част от ползвателите на софтуер и фискални устройства ги използваха независимо един от друг  за регистрирани на продажбите.
Ползвателите на СУПТО в срок до 7 дни от инсталирането му подават информация по електронен път, съгласно приложение № 32 и актуална информация в 7-дневен срок от настъпване на промяната.
Когато софтуерът е инсталиран в среда на задълженото лице (собствена или наета) и при поискване от орган по приходите в хода на извършване на контролни действия в търговски обект, същото е длъжно незабавно да осигури:

• Достъп до конфигурирания в софтуера „одиторски профил“;
• Директен достъп с пълни права за четене и експорт на информацията от  текущата и архивните БД на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите, независимо от местонахождението на БД.

Фирмите ползватели на софтуера са задължени да съхраняват базите данни в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК (минимум 5 години).
Фирмите, регистрирани по ЗДДС следва да приведат дейността си съгласно новите изисквания в срок до 31.03.2019 г.

Коментари във връзка с наредбата.